• Locationsuche

Wo soll der Nationalfeiertag stattfinden? Wenn die Repräsentationsräume einer Botschaft zu klein sind oder die Botschafterresidenz nicht auf einem riesigen parkähnlichen Grundstück steht, auf dem sich die Buffetlandschaft und einige Zeltdächer zum Schutz vor Regenschauern oder Sonnenstich aufstellen lassen, dann muss man eine Location anmieten.

• Geeignete Locations

Berlin hat viele Locations, aber nicht alle sind für einen Nationalfeiertag wirklich gut geeignet. Sie sind sogar Mangelware. Und die Raummiete allein sollte nicht den Ausschlag geben.  

• Kriterien

Vorausgesetzt, man hat rechtzeitig angefragt und kann unter den Locations noch auswählen, sind mehrere Kriterien zu prüfen. Ist der Saal, meist der Ballsaal eines Hotels, repräsentativ genug? Ist der Veranstaltungsort zentral genug gelegen?  

• Erreichbarkeit

Ist die Location gut erreichbar oder zu entlegen? Wie sieht es mit Parkplätzen aus? Wie nahe liegen die Haltestellen des öffentlichen Verkehrs?

• Vorfahrtsituation

Zwingt die Örtlichkeit dazu, dass die Fahrer die Gäste vor dem Eingang aus der Limousine huschen lassen müssen? Oder lädt eine Auffahrt im Eingangsbereich dazu ein, die Very Import Person in aller Würde aussteigen und das Gebäude betreten zu lassen? Und das auch noch trockenen Fußes? Eine optimale Vorfahrtsituation zeichnet nur wenige Locations aus. Wichtig: Hat der Fahrer anschließend die Möglichkeit, gleich in der Nähe zu parken, um auf Abruf wieder vorzufahren?  

• Betreten des Hauses

Welche Strecken müssen die Gäste vom Eingang der Lokalität bis zur Greeting Line zurücklegen? Ein kurzer direkter Weg ist natürlich besser, als mehreren Hinweistafeln in einem Labyrinth folgen zu müssen, wie es selbst in berühmten Häusern vorkommt. Beispiel: Im Hotel Adlon ist der Zugang zu den Empfangsräumlichkeiten etwas unübersichtlich. Das macht der berühmte Name des Hauses wieder wett.

• Welcome Desk

Ist im Eingangsbereich des Saales ausreichend Platz für möglichst effiziente Registrierung der Gäste vorgesehen?  

• Saalakustik

Ist schließlich die Akustik im Saal zufriedenstellend, um die Begrüßungsrede des Botschafters verständlich wiederzugeben oder musikalische Einlagen zur Geltung zu bringen? Kümmert man sich im Vorfeld zu wenig um die Akustik, werden Grußworte und Darbietungen im Gemurmel und der Geräuschkulisse der Gäste untergehen.  

• Sicherheit

Und nicht zuletzt ein Aspekt, der immer wichtiger wird: Bietet die Lokalität ausreichend Sicherheit? Kann die Garage zur Falle werden? Notausgänge? Fluchtwege? Brandschutz? Gepanzerte Scheiben?

• Hoteltreue

Der Vorteil, zum Nationalfeiertag immer mit dem demselben Hotel zusammenzuarbeiten, liegt auf der Hand. Man kann sich aufeinander einstellen. Die Veranstaltung wird von Mal zu Mal besser.  

• Sonstige Locations

Die Auswahl für die Nationalfeiertagsempfänge beschränkt sich nicht nur auf Hotels. Manche Staaten präsentieren sich in einer Landesvertretung, sofern die Botschaft ein gutes Verhältnis zu dem Bundesland aufbauen konnte. Manche nutzen die Möglichkeit des Atriums der Deutschen Bank Ecke Unter den Linden/Charlottenstraße, andere den repräsentativen Bärensaal im Alten Stadthaus hinter dem Roten Rathaus. Oder den Wappensaal im Roten Rathaus. Manche kombinieren ein Konzert in der Philharmonie mit einem davorgelagerten Empfang.  

• Botschaften und Residenzen

Glücklich jene Botschaft, die zum Empfang im eigenen Haus einladen kann. Der österreichische Botschafter feiert den Nationalfeiertag mit den Gästen in seinem Missionsgebäude, das nicht nur Botschaft, Generalkonsulat, Handelsdelegation und Kulturforum, sondern auch die Residenz beherbergt. Da der moderne Veranstaltungsaal für den Nationalfeiertagsempfang zu klein ist, sind im Erdgeschoß alle Repräsentationsräume und auch die große Terrasse geöffnet – was allerdings auch Einschränkungen bedeutet, da die Begrüßungsreden nicht überall gut zu vernehmen sind. Das kleine Luxemburg etwa verfügt in der Klingelhöferstraße über einen Saal im Erdgeschoß, den es auf Anfrage mit anderen im selben Gebäude befindlichen Botschaften teilen kann. Auch die Nordischen Botschaften (Skandinavien) haben gemeinsame Veranstaltungsräume. Marokko öffnet gerne die großzügige Residenz und den ebenso großzügigen parkähnlichen Garten.