• Budgetkalkulation

Am falschen Platz gespart? Falsch kalkuliert? Ein Nationalfeiertagsempfang verschlingt etwa so viel Budget wie ein Staatsbesuch. Pro Gast muss mit pauschal mit rund 95 Euro gerechnet werden. Da sind in der Regel Raummiete, Garderobe, Strom, Buffet, Getränke inkludiert. Der Rest ist Verhandlungssache. Ob Veranstaltungstechnik inbegriffen ist, ist je nach Location unterschiedlich. Blumenschmuck sollte nicht vergessen werden, ist in der Regel aber ein Extraposten.  

• Preisverhandlung

Botschaften sind keine Eventagenturen. Das merken die Gesprächspartner in den Hotels schnell, wenn sie mit den Veranstaltern von Empfängen verhandeln. Was für Eventagenturen Routine ist, muss Botschaftsmitarbeitern ausführlich erklärt werden. Denn die kommen mitunter mit ziemlich falschen Vorstellungen zum Gespräch. Oft kommen Botschaften an die Hotels mit der Bitte, mit Sponsoring preislich entgegenzukommen. Die Antwort der Hotels ist das klassische Zitat: „CHEAP THING NO GOOD, GOOD THING NO CHEAP.“  

• Dumpingpreis

Immer wieder fragen Botschaften nach Preisnachlässen, wenn sie in einem Hotel erstmals buchen. Damit tun sich die Hotels jedoch keinen Gefallen. Denn beim zweiten Mal erwartet die Botschaft selbstverständlich, dass sie wieder auf diese Art gesponsert wird. Die Hotels werden daher auf solche Wünsche nicht eingehen.

• Irrtum Fingerfood

Irrtum Nummer eins: Finger Food oder Kanapees müssten doch billiger sein als ein richtiges Buffet. Ganz falsch. Abgesehen davon, dass man in Berlin beim Empfang ein Mittags- oder Abendbuffet erwartet und nicht hungrig heimgehen möchte, ist Finger Food für einen Nationalfeiertag schlicht nicht geeignet. Die Herstellung kleiner Tatars oder Pastetchen ist viel aufwändiger als eine Lachspfanne am Buffet, von der die Gäste auch satt werden.  

• Irrtum Flying Buffet

Irrtum Nummer zwei: Ein Flying Buffet müsste doch ganz günstig sein. Ebenso ganz falsch. Der hohe Produktionsaufwand für Kleinigkeiten, von denen man nicht satt wird, und vor allem die sehr personalintensive Verteilung machen ein Flying Buffet verhältnismäßig teuer. Ein Großaufgebot an Hostessen und Kellnern, deren Tabletts schnell leergeräumt sind, muss ständig leere Schälchen abnehmen und neue nachliefern. Das Essen reicht nie, aber alles benötigt viel Zeit.  

• Personalkosten

Das ist nämlich Irrtum Nummer drei: Nicht die Produkte der Küche sind teuer, sondern der Service durch das Personal. Das mag Diplomaten aus manchen Ländern wundern, in denen andere Arbeitszeitgesetze und Betriebsräte als in Deutschland herrschen. Zusatzleistungen in der Überlänge des Empfangs sind teuer, sie werden von einem Hotel nie als Charity erledigt, sondern dem Kunden berechnet.

• Gästezahl

Das leitet zu Irrtum Nummer vier über: Man lässt viel mehr Gäste als mit dem Hotel vereinbart zum Empfang kommen, in der Meinung, das relativiere die Kosten. Tatsache ist, dass nicht nur Speisen und Getränke ausgehen, sondern auch der Service schlechter wird. Denn die Zahl der Kellner wird nach der Zahl der Gäste eingeteilt. Zu Spitzenzeiten haben Hotels ohnehin gegen akuten Personalmangel zu kämpfen. Zu Messezeiten ist sogar über Personaldienstleister kaum noch Personal zu bekommen. Da machen Hotels einander Konkurrenz.

• Zeitrahmen

Die Veranstalter sollten sich auch an die vereinbarten Uhrzeiten halten. Dauert ein Empfang länger als angegeben, muss jede Anschlussstunde mit Getränke- und Personalkosten berechnet werden. Jede Anschlussstunde im Hotel kostet extra.

• Vin d'honneur

Wer beim Empfang Kosten sparen möchte, sollte schon in der Einladung anmerken, dass es sich um einen Getränkeempfang mit Salzstangen handle. Allerdings ist in Berlin ein "Ehrenwein" bzw. Vin d'honneur bei Nationalfeiertagsempfängen weniger üblich.

• Pauschal- und Extrakosten

Jan Martensen, der im früheren Maritim Hotel Berlin in der Stauffenbergstraße und nunmehr im Hotel Waldorf Astoria für die Betreuung der Botschaften zuständig ist, rät zum realistischen Kostenvergleich unter den Locations. Manche kalkulieren unterschiedlich: Sind im Preis nicht nur Saalmiete, Getränke und Buffet enthalten, sondern auch Garderobepersonal, Technik, Elektrizität und Blumenschmuck? Welche Extrakosten können zum Pauschalpreis dazukommen? Martensen kennt übrigens die Probleme vieler Botschaften, denen die Zentrale im Heimatland extrem kurzfristig das Budget freigibt.  Nach diesen Tipps zu den Kosten sollten böse Überraschungen ausgeschlossen sein und die Vorbereitungen Vergnügen bereiten. Koste es, was es wolle.

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‍anschlussstunde in hotel kostet was! getränkepauschale ist ausgelaufen, kein hotel schenkt für 300 gäste weiter wein

nicht das produkt ist das teuerste, sd der service zB 20 kellner, die länger bl mü, muss bezahlt werden.